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5個常見的發票錯誤及如何避免
我們將涵蓋不明確的付款條款、遺漏的細節、不一致的編號、範圍爭議和薄弱的跟進——並展示小小的改進如何防止延誤和返工。
1. 不明確的條款
沒有截止日期、滯納金或支付方式，客戶會拖延；在每張發票上清晰地註明淨付款期限、接受的方式和滯納金政策。
2. 遺漏的細節
遺漏採購訂單、稅號或項目描述不明確會引發反覆溝通；包含所有標識符，並撰寫客戶能立即識別的明細項目。
3. 編號間隙
不一致的發票編號會使會計和審計感到困惑；使用不間斷的序列，帶有日期前綴，並保持記錄同步。
清晰的編號和完整的細節能減少疑問並加快審批週期。
4. 範圍爭議
交付工作與發票項目不匹配會引起異議；在報價中就對齊範圍，並在發票上直接引用它。
5. 薄弱的跟進
在截止日期前後發送友好的提醒，並透過對帳單禮貌地升級；追蹤溝通記錄以保持專業語氣。
常見問題解答
Q: 我應該收取滯納金嗎？
A: 如果你的合約允許，是的；透明的政策會鼓勵及時付款，而不會損害關係。
Q: 發送多少次提醒是合理的？
A: 一個到期前提醒、一個到期日提醒，以及一到兩次到期後跟進是標準的。
透過收緊條款、細節、編號、範圍連結和跟進，你將看到更快的付款和更少的爭議。
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