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인보이스 발행 시 흔한 5가지 실수와 해결책
불분명한 결제 조건, 누락된 세부 정보, 일관성 없는 번호 매기기, 작업 범위 분쟁, 미흡한 후속 조치를 다루고, 작은 개선이 어떻게 지연과 재작업을 막는지 보여줄 것입니다.
1. 불분명한 조건
마감일, 연체료, 결제 방법이 없으면 고객은 결제를 미룹니다. 모든 인보이스에 순 결제 조건, 허용되는 방법, 연체 정책을 명확하게 명시하세요.
2. 누락된 세부 정보
구매 주문서, 세금 ID 또는 품목 설명을 누락하면 불필요한 소통이 발생합니다. 모든 식별자를 포함하고 고객이 즉시 알아볼 수 있는 품목을 작성하세요.
3. 번호 매기기 누락
일관성 없는 인보이스 번호는 회계 및 감사를 혼란스럽게 합니다. 날짜 접두사가 있는 끊기지 않는 순서를 사용하고 기록을 동기화하세요.
명확한 번호 매기기와 완벽한 세부 정보는 질문을 줄이고 승인 주기를 단축합니다.
4. 작업 범위 분쟁
완료된 작업과 인보이스 항목이 일치하지 않으면 반발을 일으킵니다. 견적서에서 작업 범위를 맞추고 인보이스에 직접 이를 명시하세요.
5. 미흡한 후속 조치
마감일 전후로 친절한 알림을 보내고, 명세서로 정중하게 상황을 알리세요. 전문적인 태도를 유지하기 위해 커뮤니케이션 기록을 추적하세요.
よくある質問
Q: 연체료를 부과해야 하나요?
A: 계약서에 명시되어 있다면 그렇습니다. 투명한 정책은 관계를 해치지 않으면서 적시 결제를 장려합니다.
Q: 몇 번 알림을 보내는 것이 적절한가요?
A: 마감일 전 알림, 마감일 당일 알림, 그리고 마감일 후 한두 번의 후속 조치가 일반적입니다.
약관, 세부 정보, 번호 매기기, 작업 범위, 후속 조치를 강화함으로써 더 빠른 결제를 받고 분쟁을 줄일 수 있습니다.
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